開會，對于公司來說可以是小事也是大事，關(guān)乎著員工溝通協(xié)調(diào)，反映公司的管理水平。
我們以前開會，經(jīng)常會出現(xiàn)2種情況：
第1種是大會時，老板或者主持人在上面講，下面鴉雀無聲，認真聽的人寥寥 無幾。
大部分人漠不關(guān)心的該干嘛干嘛，有的用手機回復客戶甚至趁機玩手機，有的開小差游離狀態(tài)，誰也不把會議內(nèi)容放心上。
開完會一哄而散，基本是毫無效果。
講的東西，大部分人壓根沒聽進去，后面基本也會重復犯錯。
第2種是小會常見，大家七嘴八舌的，有時講著講著就離題了。
有的人高談闊論，有的人急于反駁，大家都火熱朝天的只想說不想聽，甚至一下子討論的點就跑十萬八千里遠了。
*終結(jié)果是，大家都頭腦膨脹卻又討論不出結(jié)果。
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有時候有的公司配置了**的硬軟件系統(tǒng)，卻發(fā)現(xiàn)并沒有提升開會體驗。
會議之前拉人開會要三催四請，會中各種狀況控制不了節(jié)奏，會后沒有反饋沒有跟進……
開會效率低，這是困擾我們公司好久的問題。
但是會總不能不開，有的事情，召集人開會通知開會討論，總是比發(fā)信息高效和有用的。
作為小公司，我們可不想像很多事業(yè)單位一樣對于走形式的會議視若無睹，畢竟無效會議是勞民傷財?shù)男袨椤?/span>
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所以針對以上第1個會議情況，我們的做法是：
（1）盡量減少全體大會。
因為除了年會，一般沒有什么情況的會議是要全體員工參加的。
（2）參會人數(shù)多的會議，一般是公布已定型的公司政策或者各類規(guī)定，這種一般情況下是不需要參會者頭腦風暴提出各種意見的。
對于會議內(nèi)容的各種意見，應(yīng)該是要在會議之前，就跟各個主管溝通了解，并且私下調(diào)解好。
（3）會議之前發(fā)通告的時候，要強調(diào)會議內(nèi)容的重要性（當然，公司也要自主減少非必要的大會非常重要），以及不聽可能導致的結(jié)果風險。
重要會議內(nèi)容，可在會議上打印發(fā)派。
會議少而精，大家就知道大會也是要聽的，慢慢“公司大會內(nèi)容要聽”的習慣也就形成了。
改進以來，我們感覺到會議的效果是比以前要好很多了，起碼看手機的人數(shù)大大減少。
但是依然難以杜絕，我們也在想，要不要引進一些獎懲或者考核方式？
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對于上面第2個【小型會議】的情況，是*考驗的。
因為有時主持人也陷入其中，跑題了、會議無效，要久久才能發(fā)現(xiàn)。
這種小會一般是部門會議，往往消耗個人時間是*長的。
所以這種無效會議對于各種成本的浪費是*多的，而且也會引起參會者對會議和公司管理不滿，一看到會議通知就心生倦怠，極易降低團隊的凝聚力。
針對這類會議，我們經(jīng)過幾次試驗發(fā)現(xiàn)，做到以下幾點，能讓會議效率大大提高：
（1）會議的目的是為了解決問題。
會議的組織者需要會前根據(jù)議題進行分解，分點設(shè)定會議討論的流程，并且提前告知參會人員，讓大家提前思考。
這樣一開會，就能馬上進入狀態(tài)，大家表達自己提前想好的意見。
偶爾跑題了，就根據(jù)會議流程提醒回歸。
（2）開會的時間設(shè)定盡量科學。
根據(jù)相關(guān)研究表示，上午10-12點和下午1-3點是比較適合開會的時段，*適合調(diào)動員工集思廣益，利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。
但是問題是，這個時間段剛好也是銷售聯(lián)系客戶的黃金時間。
所以我們一般會根據(jù)會議議題的重要性考恒，若頻次不高、非常重要、非常需要大家頭腦風暴的會議，還是可以選擇這個時間的。
有的公司可能會喜歡在下班后開會，大部分情況下，這種時候員工開始進入**當中的倦怠期，其實不大適合消耗腦力的會議。
（3）開會的會議記錄非常重要。
我們以前是沒有注重這一點的，所以經(jīng)常開會討論著就跑題了也沒人發(fā)現(xiàn)，開完會對于會上形成的決議也沒有記錄和跟進，大概就是會議開與不開沒什么區(qū)別。
自從每次會議都指定一位員工做會議記錄后，基本上也是大大避免了會議跑題的問題（記錄員記著記著發(fā)現(xiàn)不對經(jīng)就會提醒），參會者的發(fā)言、精彩的思想火花、*終的決策，都被好好的紀錄了下來。
在會后，記錄員及時把會議紀錄分享給每位參會人員，并且把會議內(nèi)容中需要跟進的事項及負責人員標注出來，讓大家趁熱打鐵實施，還便于后續(xù)進行提醒和跟進。
（4）開會的紀律要強調(diào)好并且實行監(jiān)管。
小會因為人少，所以會議紀律相對比較容易監(jiān)管。
例如我們公司開小會，紀律上主要要求的點是：
只邀請必要的人員參會，確定時間后不可缺席；
所有參會人員必須提前思考問題并且在會議上表達；
開會時要一心一意，必要時統(tǒng)一收集手機，不可隨便走開或者回復客戶信息；
盡量嚴格控制時間。
這樣對于會議討論的有效程度，以及大家對于會議的重視程度，是大大提高的。
頭腦風暴的小型會議，如果舉行的好，經(jīng)常會有很多有效的奇思妙想，也能協(xié)助老板解決一些難題。
這種會議開得好，公司競爭優(yōu)勢是能大大提高的哦~
以上是我們根據(jù)我們公司情況作出的小型會議改進措施，大家對于這類會議是否還有什么好的建議？
總結(jié)
會議開得好不好，決定了公司的競爭優(yōu)勢，也體現(xiàn)了公司管理的效率和執(zhí)行。
作為公司必備的管理工具，會議的成本一點也不低，包含了時間成本、**成本、效益成本和機會成本。
所以如果公司會議開不好，勞民傷財，還嚴重影響員工心態(tài)，也影響公司企業(yè)文化（多少新員工入職時壯志躊躇，一開入職會議就懷疑人生？）。
一個優(yōu)良的公司應(yīng)該怎么開會？
對于公司而言，又有哪些方法能夠真正提升會議效率？
這一直也是困擾我們許久的問題。
每個公司情況不同，會議的議題不同，措施都會有所區(qū)別。
根據(jù)我們多次實際實施的效果看，比較重要的主要是以下四點：
必須先準備，針對會議要有紀律，要做會議紀律，當次會議要有結(jié)果并且跟進。
至于專門針對會議的懲罰制度，我們也還在考量中，暫時還不知道是否適合我們小公司。
感覺這對于大會議可有可無，對于小會議怕會影響大家的思維發(fā)散，所以主要還是激勵為主。
據(jù)說公司站著開會能更提高效率，我們也考慮可以一試。（效果請期待后續(xù)分享，哈哈~）
